Ich kenne das Gefühl. Laptop auf, Montag früh, 47 ungelesene Mails. Drei Termine, von denen einer Vorbereitung braucht, die du noch nicht gemacht hast. Und irgendwo in diesem Chaos liegt eine Aufgabe vom Chef, die bis Dienstag fertig sein sollte.
Bevor du deinen ersten Kaffee ausgetrunken hast, bist du schon hinterher.
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein Informations-Problem. Zu viel kommt rein, zu wenig davon landet strukturiert irgendwo. Die Lösung ist kein besseres System von Hand, sondern ein KI-Workflow, der das für dich übernimmt.
Ich habe aufgehört, das manuell zu lösen
Ich habe eine Weile versucht, den Montagmorgen mit besseren Listen in den Griff zu kriegen. Mit Farben. Mit Systemen. Irgendwann habe ich aufgehört, gegen das Problem anzukämpfen und angefangen, es zu automatisieren.
Das Ergebnis: zwei Workflows. Einmal eingerichtet. Laufen seitdem von selbst.
Kein Bibbedibabbediboo. Kein KI-Hype. Nur ein System, das seinen Job macht.
Was diese Workflows tun
Workflow 1 startet montags automatisch. Er scannt die Mails der letzten Woche, schaut auf die nächsten zehn Tage und liefert dir einen priorisierten Überblick, bevor du anfängst, selbst zu suchen. Was muss heute passieren? Was kann warten? Wo hängt noch etwas?
Fünf Minuten lesen. Woche strukturiert.
Workflow 2 ist für den Chef, oder für wen auch immer du den Überblick behalten musst. Ein ausführliches Briefing, das sich selbst zusammenstellt: offene Punkte, anstehende Entscheidungen, relevante Mails. Und weil nicht jeder Chef ein Dokument lesen will, gibt es das Briefing in drei Formaten: lesen, überfliegen, anhören.
Ja, auch als Audio. Für das Auto, die Bahn, den Weg zum nächsten Termin.
Was ist eigentlich ein KI-Agent?
Ein KI-Agent ist ein KI-Tool wie z.B. Claude, ChatGPT, Copilot, dem du einmal sagst, was es regelmäßig tun soll. Statt dass du jedes Mal einen neuen Prompt tippst, läuft der Agent auf Anstoß oder automatisch los, holt sich die relevanten Infos (Mails, Kalender, Dokumente) und liefert dir ein fertiges Ergebnis zurück.
Kein Programm, das auf deinem Rechner installiert werden muss. Keine technische Infrastruktur. Du beschreibst der KI einmal den Auftrag und ab da erledigt sie ihn.
Genau das steckt hinter den beiden Workflows.
Was das nicht ist
Keine Magie. Keine Premium-Software. Keine Programmierkenntnisse vorausgesetzt.
Was du brauchst: einen KI-Zugang, den du vermutlich schon hast. Claude, ChatGPT oder Microsoft Copilot. Und etwa fünf Stunden Einrichtungszeit. Einmal.
Danach läuft es.
Das konkrete System zum Mitnehmen
Ich habe die zwei Workflows dokumentiert. Mit dem Prompt-Template für Workflow 1, das du direkt kopieren und anpassen kannst. Mit der Einrichtungsanleitung. Mit der Microsoft-Alternative für alle, denen Datenschutz wichtiger ist als Komfort.
Das Dokument ist kostenlos.
Fünf Stunden investieren, Montag danach entspannter starten. Das ist das Versprechen. Ich halte es, oder du buchst ein Gespräch und wir schauen gemeinsam, warum nicht.
