Niemand baut sein Fahrwerk um, während er fährt. Trotzdem versuchen die meisten genau das mit ihren Arbeitsabläufen: KI einführen, während alles weiterläuft wie immer. Ein Tool hier, ein Prompt da, und nach drei Monaten ist alles beim Alten, nur mit mehr Abos.
Im KI-Eisenhower habe ich beschrieben, warum die meisten Unternehmen die falschen Probleme automatisieren. Das war das Modell. Heute kommt die unbequemere Hälfte: die Umsetzung. Schritt für Schritt, an einem echten Workflow.
Vorher: Das Modell in einem Absatz
Wer den ersten Artikel nicht gelesen hat, hier die Kurzfassung: Bevor du einen Prozess automatisierst, beantwortest du vier Fragen, und zwar in genau dieser Reihenfolge. Eliminieren: Sollte dieser Prozess überhaupt existieren? Vereinfachen: Wie wird er einfacher, bevor ich automatisiere? KI gezielt einsetzen: Wo hilft KI tatsächlich, nicht überall? Abgeben: Was kann KI besser als ich? Wer direkt bei Frage drei einsteigt, automatisiert die falschen Probleme. Erst die Route. Dann das Gas.
So weit das Modell. Jetzt die Praxis.
Schritt 1: Eine Woche Inventur und zwar ehrlich
Bevor du irgendetwas umbaust, brauchst du eine Bestandsaufnahme. Eine Woche lang jede Aufgabe notieren, die länger als zehn Minuten dauert. Kein Tool, keine App, eine simple Liste reicht. Aufgabe, Dauer, wie oft.
Das klingt banal. Es ist die Stelle, an der die meisten aussteigen. Und es ist gleichzeitig die Stelle, an der die wichtigste Erkenntnis wartet: Die Liste lügt nicht. Meine erste Inventur hat mir Dinge gezeigt, die ich nicht sehen wollte. Wie viel Zeit in Formatierungsarbeit steckte, in Status-Nachfragen, in der dritten Korrekturschleife für Dokumente, die danach niemand mehr angefasst hat.
Beim Motorrad heißt dieser Schritt Wartungsprotokoll. Niemand tauscht Teile auf Verdacht. Erst messen, dann schrauben.
Schritt 2: Sortieren in der Reihenfolge, die das Modell vorgibt
Jede Aufgabe aus der Liste durchläuft jetzt die vier Fragen. In der vorgegebenen Reihenfolge, nicht in der bequemen:
Eliminieren. Sollte diese Aufgabe überhaupt existieren? In meiner Inventur sind hier Aufgaben gestorben, die ich sonst liebevoll automatisiert hätte. Ein wöchentlicher Report, den niemand las. Eine Ablage-Doppelstruktur, die nur aus Gewohnheit existierte. KI-Potenzial: hoch. Existenzberechtigung: null.
Vereinfachen. Was überlebt, wird erst schlank gemacht. Eine Abstimmungsschleife weniger, ein Formular statt drei Mails, eine Vorlage statt jedes Mal neu. Unspektakulär, aber dieser Schritt hat bei mir mehr Zeit freigeräumt als manche Automatisierung danach.
KI gezielt einsetzen. Erst jetzt kommt das Tool ins Spiel. Für die Aufgaben, die nach den ersten beiden Fragen noch übrig sind und wirklich Last erzeugen.
Abgeben. Was die KI nachweislich besser kann, gebe ich ganz ab. Mit Kontrolle, aber ohne schlechtes Gewissen.
Mein ehrlicher Befund nach der ersten Runde: Ein guter Teil der Liste war nach Eliminieren und Vereinfachen erledigt, bevor KI überhaupt dran kam. Genau das ist der KI-Eisenhower in der Praxis. Zuerst ein Streich-Werkzeug, dann ein Automatisierungs-Werkzeug.
Schritt 3: Ein Workflow. Nicht fünf.
Jetzt der Fehler, den ich selbst gemacht habe und den du dir sparen kannst: alles gleichzeitig umbauen. Nach der Sortierung leuchten plötzlich überall Möglichkeiten, und die Versuchung ist groß, fünf Baustellen aufzumachen.
Mach eine. Nimm den Workflow, der zwei Kriterien erfüllt: Er frisst spürbar Zeit, und er hat einen klaren Anfang und ein klares Ende. Bei mir war das die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen. Unterlagen zusammenstellen, Protokoll, Aufgabenverfolgung. Klar umrissen, wöchentlich wiederkehrend, messbar.
Ein Workflow mit klaren Grenzen verzeiht Fehler. Fünf halbe Umbauten verzeihen nichts.
Schritt 4: Der Umbau in drei Zonen
Den gewählten Workflow zerlegst du in drei Zonen:
- KI-Zone: Was die KI allein vorbereitet. Bei Besprechungen: Unterlagen zusammenfassen, Themenliste aus den Mails der Woche ziehen, Protokoll-Rohfassung aus Notizen. Die KI liefert, ich prüfe.
- Tandem-Zone: Wo KI und Mensch sich abwechseln. Aufgaben aus dem Protokoll extrahieren lassen, dann selbst entscheiden: Was davon ist wirklich eine Aufgabe, was war nur dahingesagt? Diese Entscheidung delegiere ich nicht. Warum, steht hier.
- Sperrzone: Was bewusst beim Menschen bleibt. Alles mit Vertraulichkeit, alles mit politischem Gewicht, jede Nachricht, bei der der Ton wichtiger ist als der Inhalt.
Die Sperrzone ist keine Schwäche des Setups. Sie ist das Sicherheitskonzept. Ohne Helm fahren heißt: volle Sicht, volle Verantwortung, nicht volle Automatik.
Schritt 5: Vier Wochen fahren, dann nachstellen
Kein Umbau sitzt beim ersten Mal. Vier Wochen mit dem neuen Ablauf arbeiten, dann drei Fragen:
- Was nutze ich davon tatsächlich und was umgehe ich heimlich?
- Wo prüfe ich die KI-Ergebnisse nur noch pro forma? (Gefahr!)
- Was hat sich verschoben, welche neue Aufgabe ist entstanden?
Frage 3 unterschätzen alle. Automatisierung erzeugt neue Arbeit: Prompts pflegen, Ergebnisse prüfen, Sonderfälle abfangen. Wenn der Umbau ehrlich gerechnet keine Zeit spart, bau ihn zurück. Das ist kein Scheitern. Das ist Wartung.
Die ehrliche Bilanz
Was bei mir funktioniert hat: Die Vorbereitung ist von Stunden auf Minuten geschrumpft, und die Qualität ist gestiegen, weil die gewonnene Zeit ins Mitdenken fließt statt ins Zusammenkopieren.
Was nicht funktioniert hat: Die Protokoll-Rohfassungen waren anfangs so glatt, dass ich Fehler überlesen habe. Glatter Text schläfert die Prüfung ein. Ich habe den Schritt umgebaut. Die KI liefert jetzt bewusst eine Stichpunkt-Struktur statt Fließtext, und ich formuliere selbst aus. Langsamer als der Vollautomat. Sicherer auch.
Der KI-Eisenhower ist kein Projekt, das man abschließt. Er ist eine Fahrweise. Inventur, sortieren, ein Workflow, nachstellen und beim nächsten Workflow wieder von vorn.
