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Mein KI-Bürotag läuft
von selbst.
Fast.
Zwei Workflows, die ich einmal aufgesetzt habe und die mir seitdem jeden Montag eine Stunde schenken. Einmal einrichten, danach läuft Montag von selbst.
✓ Kein Spam ✓ Sofort-Download ✓ Funktioniert mit kostenlosem ChatGPT/Claude
Kennst du das?
Montag, 8:15 Uhr.
Du scrollst durch 47 E-Mails und versuchst zu verstehen, was heute eigentlich wichtig ist.
Dritte Woche in Folge.
Das Chef-Briefing schreibst du wieder manuell zusammen — aus Kalender, Mails und Notizen.
Irgendwo.
Hattest du einen Prompt für genau das. Hast du jetzt nicht mehr gefunden.
Das ist kein Disziplinproblem. Das ist ein Strukturproblem.
Und Struktur kann man einrichten.
Was du dir herunterlädst
Ein Praxis-Guide mit zwei Workflows, die ich selbst täglich nutze.
Kein Theorie-Kapitel. Keine Vorkenntnisse nötig.
WORKFLOW 1 VON 2
Der Montags-Scan
Montags, einmal pro Woche · Einrichten: ca. 2 Std. · Danach: ca. 5 Min. lesen
Montags klappe ich den Laptop auf und starte meinen Agenten. Der scannt die Mails der letzten Woche. Nicht ich — er. Was ist noch offen? Was hat Priorität A? Was steht die nächsten 10 Tage an?
Das Ergebnis ist keine Liste. Es ist ein Überblick — strukturiert nach dem KI-Eisenhower: Was muss diese Woche passieren? Was kann warten? Was ist wichtig, aber nicht dringend?
- KI-Tool auswählen (Claude / ChatGPT / Copilot)
- Zugriff auf Posteingang + Kalender einrichten
- Abfrage-Logik einmalig konfigurieren
- Kein technisches Vorwissen nötig
WORKFLOW 2 VON 2
Das Chef-Briefing
Einmal pro Woche (auf Wunsch öfter) · Einrichten: ca. 3 Std. · Danach: ca. 10 Min.
Dieser Workflow ist mein persönlicher Favorit. Bei ihm fällt den meisten Leuten die Kinnlade runter. KI erstellt das Briefing — und zwar so, wie der Chef es tatsächlich aufnimmt.
Für drei Typen. Nicht für einen.
TYP 01
Das vollständige Briefing liegt in einem festen Ordner, immer aktuell, immer an derselben Stelle.
TYP 02
Die KI erstellt daraus eine kompakte Präsentation mit den Kernpunkten: Diagramm, Übersicht, fertig.
TYP 03
NotebookLM erstellt eine Audiozusammenfassung fürs Auto oder eine Sprachnachricht via Teams.
Zusammen weißt du montags früh, was diese Woche zählt.
Und dein Chef auch.
Warum ich das entwickelt habe
10 Jahre Assistenz in Top-Kanzleien. Ich kenne das Gefühl, montags vor einem
vollen Posteingang zu sitzen und erst mal 40 Minuten damit zu verbringen,
den Überblick herzustellen.
Irgendwann habe ich aufgehört, das zu akzeptieren.
Nicht mit Produktivitäts-Hacks, nicht mit Prompt-Sammlungen die verstauben, sondern mit Workflows, die einfach laufen.
Du brauchst keine Programmierkenntnisse. Du brauchst kein Premium-Abo. Du brauchst etwa fünf Stunden Einrichtungszeit, einmal. Danach läuft es.
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